Российский бюрократизм взращивался в течение десятков, а то и сотен лет, и путь документа через всю вертикаль власти от создания до его согласования и принятия в работу до сих пор занимает не один день. Этот бюрократизм нашел свое продолжение и в частном бизнесе. На этажах иерархии документы нередко теряются, срываются сроки их исполнения, а в результате резко снижается эффективность управления, уходят клиенты. Для того чтобы исправить такое положение, и были разработаны системы электронного документооборота СЭД, о которых мы поговорим ниже. Отечественные системы электронного документооборота СЭД впервые появились еще в Советском Союзе, в 8. Делались они для государственного сектора, а именно, для ЦК КПСС. Для начала была автоматизирована работа общего отдела, а затем постепенно, в течение нескольких лет, вся работа с документами ЦК и Политбюро. Эта система позднее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ. На заметку. Применение СЭД крупными и средними компаниями в России постепенно становится массовым. Как показало исследование информационно аналитической службы Docflow, в 2. СЭД, а 4. 0 находились в процессе внедрения. К началу 2. 01. 5 года только 2 компаний не использовали и не планировали использовать в своей работе те или иные виды СЭД. По сути, СЭД это система, позволяющая автоматизировать основные процедуры делопроизводства компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием. Системы Электронного Документооборота Сравнительная ТаблицаПри внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели сокращение или полный отказ от бумажного документооборота создание единой информационной базы компании снижение риска утери документа структурирование всей документации по утвержденной номенклатуре повышение дисциплины среди сотрудников благодаря возможности отслеживания деятельности исполнителя конкретного документа контроль над исполнением документов в соответствии с резолюциями руководителя повышение эффективности работы компании. СЭД один из главных информационных ресурсов компании, который используется для работы с самыми разными видами и типами документов, интегрируется с другими деловыми системами. Структура Системы Электронного Документооборота' title='Структура Системы Электронного Документооборота' />Традиционный для СЭД функционал, по мнению экспертов компании 1. С, расширяется в направлении автоматизации совместной работы сотрудников. Как и любой инструмент, СЭД нужно применять по назначению и тогда, когда это действительно необходимо компании. Только в этом случае внедрение системы будет эффективно и принесет реальную пользу. Определить эффективность внедрения СЭД в цифровом выражении достаточно сложно. Системы для автоматизации документооборота, Решения для управления. Системы электронного документооборота их виды и роль в ведении бизнеса. Как СЭД влияет на его эффективность примеры из. Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью. Так вот, ситуация на российском рынке систем электронного документооборота вс больше напоминает первую картинку. Бесплатные Системы Электронного ДокументооборотаКомпанией DIRECTUM на основе собственной методики были выделены ключевые эффекты от внедрения СЭД на предприятии. При этом величина эффекта зависит от того, является ли компания крупным предприятием с несколькими филиалами или небольшим предприятием, расположенном в одном офисе. Потенциальные выгоды следующие Снижение материальных затрат небольшое предприятие на 5 крупное предприятие с несколькими филиалами на 2. Здесь экономия может составить от 6 до 2. Чем более формализованы процессы в компании, тем выше будет эффект. Карта Ладожского Озера здесь. Экономия на конкретных операциях, не привязанных к процессам, поиск документов, обеспечение доступа к ним и т. Если создать общедоступное хранилище электронных документов с четко прописанными регламентами работы и хранения, правами доступа к ним, то эффект для компании будет максимальным. Снижение рисков. Этот эффект касается стратегических показателей и меньше всего поддается формальному расчету. В некоторых случаях СЭД позволяет снизить риски просрочки согласования и заключения договоров до 6. По оценкам экспертов, внедрение СЭД на предприятии окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 3 лет. В качестве примера можно привести два кейса. Кейс. Для обеспечения структурированной и четкой постановки задач сотрудникам и контроля над их исполнением в организации была внедрена система документооборота. В итоге все бизнес процессы компании стали контролируемыми, сотрудники освободились от рутинных процессов документооборота, что повысило производительность их труда, на 3. Рост продаж компании составил 1. ROI 1. 56. 6. Кейс. Проблема заключалась в том, что вся переписка компании по обсуждению и согласованию договоров велась по электронной почте, что нередко приводило к потере писем например, из за банальной фильтрации в спам и срыву сроков. В результате внедрения СЭД сроки согласования договоров сократились на 3. Ежедневно в СЭД компании создается около 5. Создана единая информационная база, благодаря чему полностью исключены случаи утери первичных документов. В системе работают 9. Выручка компании выросла на 2. ROI проекта внедрения 2. Виды систем электронного документооборота. Хотя любая классификация является условной, традиционно выделяют несколько видов СЭД по функционалу и решаемым задачам Системы делопроизводства. Они используются в организациях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением независимо от их размера, формы собственности и рода деятельности. С их помощью можно решить несколько основных задач. Это системы структурированного хранения документов, обеспечивающие надежность хранения, разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск. Внедрение систем такого типа обычно вызвано потребностью структурирования электронной информации, независимо от вида документов текстовый, графика, мультимедиа. Основные функции архива оцифровка бумажных документов, управление web контентом, поточный ввод и быстрый поиск. Благодаря внедрению архива можно сократить время доступа к информации, снизить риски порчи или потери важных документов, повысить уровни информационной безопасности. Электронные архивы обычно существуют в составе СЭД и отдельно используются достаточно редко. Workflow системы обеспечивают автоматизацию не отдельных функций, а бизнес процессов компании. Дословный перевод Workflow поток работ. Система Workflow четко определяет процесс что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет. Пользователю не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить все уже закреплено в системе. Сотрудник не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие то сроки, в системе предусмотрены напоминания, а также уведомления руководителя о том, что на конкретном этапе у конкретного пользователя процесс обработки документа нарушен. Имеется возможность оценить причины допущения ошибок и своевременно их устранить. Workflow системы в основном устанавливают в компаниях с высокой степенью формализации бизнес процессов, документооборот в которых при простой структуре имеет массовый характер. Минусом таких систем является сложность и длительность внедрения. Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы. ЕСМ системы используются для сбора, управления, хранения информации контента и предоставления к ней доступа сотрудникам компании, то есть, на первый взгляд, выполняют те же самые функции, что и предыдущие системы. Однако существенное отличие ЕСМ систем от своих собратьев в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал. По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web контентом. В некоторых ЕСМ системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями. Электронный документооборот на предприятии виды, системы, организация. Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников. Подробнее. Услуги консалтинговой компании могут помочь повысить производительность бизнес процессов оптимизировать расходы повысить прибыль. Подробнее об услугах. Требуется оптимизировать работу нескольких отделовКомплексная система автоматизации бизнеса хороший помощник в решении сложных задач. Узнать больше. Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инновацийПонятийный аппарат и виды электронного документооборота. Электронный документооборот ЭДО это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию безбумажного делопроизводства. Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 9. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов. Это интересно. Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам. Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе. Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса единая база документов, исключающая возможность их дублирования результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота. В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота производственный ЭДО управленческий ЭДО архивное дело кадровый ЭДО бухгалтерский ЭДО складской ЭДО технологический ЭДО секретный и конфиденциальный ЭДО. Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Функции и эффективность ЭДОНабор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими создание электронной версии документа создание атрибутной карточки документа формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа поиск карточек документов формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации сохранение документов в различных форматах создание маршрутов документа и управление его движением ведение журналов, классификаторов и справочников регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе рассылка напоминаний и уведомлений согласование документов формирование отчетов о движении и исполнении документов. Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат сокращение времени в среднем на 7. Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании рост производительности труда работников до 2. Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО. Требования к системам электронного документооборота. Система электронного документооборота СЭД это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название электронные архивы. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов. СЭД с дополнительными сервисами управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM. Наиболее востребованными функциями СЭД являются Хранение и поиск документов. Поддержка делопроизводства. Маршрутизация и контроль исполнения документов составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе. Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами. Виды СЭДОсобенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков см. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях. Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу. Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании. Соответствие стандарту отрасли организации.