К ним относятся графики, таблицы, диаграммы, ведение учета, составление расчетов, вычисления различных функций и так далее. Из этой статьи мы узнаем, как создать базу данных в Excel, для чего она нужна, и какие советы помогут нам облегчить с ней работу. Вот тут в голову нам приходит идея создать базу данных в Excel тем. Чтобы облегчить задачу, разберем пример с двумя таблицами. Несложные основные правила и понятный пример создания базы данных в Excel Из этой статьи мы узнаем, как создать базу данных в Excel, для чего она нужна, и какие советы помогут нам облегчить с ней работу. Excel База Данных Примеры' title='Excel База Данных Примеры' />Что такое база данных Это специальная структура, содержащая и хранящая в себе информационные материалы самого разного назначения. Говоря простым языком, это набор организованных и разложенных по полочкам сведений. Сколько человек учатся в классе, их характеристики, даты рождения и табель успеваемости все это в совокупности представляет собой базу данных. Она нужна везде на промышленных и технических предприятиях, в образовательных и медицинских учреждениях, в силовых структурах и даже в заведениях общественного питания. Ведь список блюд, их рецептура с калорийностью, а также описание тоже является вместилищем данных. Здесь мы разобрались. Теперь нужно узнать, что представляет собой база данных в Excel, и как ее создать. Yamaha Yfm350fwa Инструкция По Ремонту. База, создаваемая нами, будет простой и без изысков. Настоящие же вместилища данных довольно громоздкие и представляют собой большую информационную систему с внутренним ядром, которое состоит из множества строк программного кода и написано специалистом. Наша работа будет представлять собой одну таблицу, в которой будет вся нужная информация. Прежде чем приступить к решению вопроса, как сделать базу данных в Excel, нужно узнать специальные термины, использующиеся при взаимодействии с ней. Горизонтальные строки в разметке листа Эксель принято называть записями, а вертикальные колонки полями. Наличие базы данных в Excel позволяет сделать сортировку по. Например в ниже представленном примере мы отсортируем всех клиентов,. Шаблоны Excel для скачивания позволяют собирать и хранить информацию в упорядоченной форме и генерировать базы данных в Excel. Можно приступать к работе. Открываем программу и создаем новую книгу. Затем в самую первую строку нужно записать названия полей. Особенности формата ячеек. Полезно узнать о том, как правильно оформлять содержимое ячейки. Если ваша база данных в Excel будет содержать какие либо денежные суммы, то лучше сразу в соответствующих полях указать числовой формат, в котором после запятой будет идти два знака. А если где либо встречается дата, то следует выделить это место и также установить для него соответствующий формат. Таким образом, все ваши данные будут оформлены правильно и без ошибок. Все операции с пустыми полями программы производятся через контекстное меню Формат ячеек. Также немаловажно и соответствующее оформление проекта. Лист, на котором находится проект, нужно подписать, чтобы избежать путаницы. Для того чтобы система могла отличать простое содержание от заголовков и подписей, следует выделять их курсивом, подчеркиванием или жирным шрифтом, при этом не забывая помещать названия в отдельные, не объединенные поля. Это стоит делать для возможности использования таких инструментов, как автоформа и автофильтр. Что такое автоформа в Эксель и зачем она требуется Создание базы данных в Excel занятие трудное и кропотливое. Чтобы помочь пользователю облегчить работу, программа может предложить ему автоматическое заполнение ячеек заранее заданной информацией. Например, ширина столбца, высота строки, размер и тип шрифта, цвет поля и т. Удобно, правда Фиксация шапки базы данных. Кроме этого, не нужно забывать о закреплении первой строки. В Excel 2. 00. 7 это можно совершить следующим образом перейти на вкладку Вид, затем выбрать Закрепить области и в контекстном меню кликнуть на Закрепить верхнюю строку. Это требуется, чтобы зафиксировать шапку работы. Так как база данных Excel может быть достаточно большой по объему, то при пролистывании вверх вниз будет теряться главная информация названия полей, что неудобно для пользователя. После того как верхняя строка закреплена, выделяем первые три строки в будущей базе данных и добавляем границы ячеек. Продолжение работы над проектом. Для того чтобы продолжить работу, необходимо придумать основную информацию, которую будет содержать в себе база данных в Excel. Пример ее приведен ниже. Допустим, мы хотим создать базу данных собранных средств с родителей в фонд школы. Excel База Данных Пример' title='Excel База Данных Пример' />Размер суммы не ограничен и индивидуален для каждого человека. Пусть в классе учится 2. Чтобы не нагромождать базу данных большим числом записей, стоит сделать раскрывающиеся списки, которые спрячут лишнюю информацию, а когда она снова потребуется, они услужливо предоставят ее опять. Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel. Пример таблицы базы данных. Если Вы умеете делать. Как создать раскрывающиеся списки Копируем названия полей и переносим их на пустой лист, который для удобства также необходимо назвать. Пусть это будет, к примеру, Родители. После того как данные будут скопированы, под ними записываем в пустые ячейки все необходимые сведения. Для того чтобы база данных MS Excel предоставляла возможность выбора данных из раскрывающегося списка, необходимо создать специальную формулу. Для этого нужно присвоить всем сведениям о родителях диапазон значений, имена. Переходим на тот лист, где записаны все данные под названием Родители и открываем специальное окно для создания имени. К примеру, в Excel 2. Формулы и нажав Присвоить имя. В поле имени записываем ФИО. Но что написать в поле диапазона значений Здесь все сложнее. Диапазон значений в Excel. Существует несколько видов диапазонов значений. Диапазон, с которым мы работаем, называется динамическим. Это означает, что все проименованные ячейки в базе данных могут изменять свои границы. Их изменение происходит в зависимости от количества значений в определенном диапазоне. Чтобы получился динамический диапазон, необходимо использовать формулу СМЕЩ. Она, независимо от того, как были заданы аргументы, возвращает ссылку на исходные данные. В выпадающем списке, который получится в итоге, не должно встречаться пустых значений. С этим как раз превосходно справляется динамический диапазон. Он задается двумя координатами ячеек верхней левой и правой нижней, словно по диагонали. Поэтому нужно обратить внимание на место, откуда начинается ваша таблица, а точнее, на координаты верхней левой ячейки. Пусть табличка начинается в месте А5. Это значение и будет верхней левой ячейкой диапазона. Теперь, когда первый искомый элемент найден, перейдем ко второму. Нижнюю правую ячейку определяют такие аргументы, как ширина и высота. Значение последней пусть будет равно 1, а первую вычислит формула СЧТ3Родители B5 I5. Итак, в поле диапазона записываем СМЕЩРодители A5 0 0 СЧТЗРодителиНажимаем клавишу ОК. Во всех последующих диапазонах букву A меняем на B, C и т. Возвращаемся на первый лист и создаем раскрывающиеся списки на соответствующих ячейках. Для этого кликаем на пустой ячейке например B3, расположенной под полем ФИО родителей. Туда будет вводиться информация. В окне Проверка вводимых значений во вкладке под названием Параметры записываем в Источник ФИО. В меню Тип данных указываем Список. Аналогично поступаем с остальными полями, меняя название источника на соответствующее данным ячейкам. Работа над выпадающими списками почти завершена. Затем выделяем третью ячейку и протягиваем ее через всю таблицу. База данных в Excel почти готова Внешний вид базы данных. Красивое оформление тоже играет немалую роль в создании проекта. Программа Excel может предложить на выбор пользователя самые различные способы оформления базы данных. Количество цветовых схем очень богатое, нужно только выбрать подходящую по душе расцветку. Кроме того, совсем необязательно выполнять всю базу данных в едином стиле, можно раскрасить одну колонку в голубой цвет, другую в зеленый и т. Microsoft выпустила еще один продукт, который великолепно управляется с этим непростым делом. Название ему Access. Так как эта программа более адаптирована под создание базы данных, чем Excel, то и работа в ней будет более быстрой и удобной. Но как же сделать так, чтобы получилась база данных Access Excel учитывает такое желание пользователя. Это можно сделать несколькими способами. Для этого выделите данные, предназначенные для копирования, и щелкните правой кнопкой мышки. В контекстном меню нажимайте Копировать. Затем переключитесь на Access, выберите вкладку Таблица, группу Представления и смело кликайте на кнопку Представление. Создание базы данных в Excel. При упоминании баз данных БД первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1. С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные и недешевые в большинстве своем программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь. Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать. Исходные данные в виде таблиц. Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах на одном листе или на разных все равно. Принципиально важно, превратить их в. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная Home Format as Table. На появившейся затем вкладке КонструкторDesign присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования. Итого у нас должны получиться три. Так, например, наш Прайссодержит дополнительно информацию о категории товарной группе, упаковке, весу и т. Клиенты город и регион адрес, ИНН, банковские реквизиты и т. Создаем форму для ввода данных. Само собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из за. Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида. В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты времени используем функцию ТДАТА NOW. Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ TODAY. Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут. Для этого можно использовать команду Данные Проверка данных Data Validation, указать в качестве ограничения Список List и ввести затем в поле Источник Source ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс. Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже. ДВССЫЛ. Но та же ссылка. Добавляем макрос ввода продаж. После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой. Т. е. Для этого жмем сочетание AltF1. Visual Basic на вкладке Разработчик Developer. Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл Параметры Настройка ленты File Options Customize Ribbon. В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert Module и вводим туда код нашего макроса. Sub Add. Продажи. Worksheets. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст. Связываем таблицы. Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР VLOOKUP для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т. Это требует времени и сил от нас, а также. Начиная с Excel 2. В появившемся окне нажмите кнопку Создать New и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны. Важный момент таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали. Строим отчеты с помощью сводной. Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка Сводная таблица Insert Pivot Table. В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных т. Заполняем печатные формы. Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм накладные, счета, акты и т. Про один из способов это сделать, я уже как то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета. Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число номер строки в таблице Продажи, по сути, а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР VLOOKUP и функции ИНДЕКС INDEX.